Microsoft Word में "मेलिंग" मेनू उपकरण और सुविधाएँ प्रदान करता है जो मुख्य रूप से विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ बनाने और प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाता है जिसमें कई प्राप्तकर्ताओं को जानकारी भेजना शामिल होता है। आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Microsoft Word के संस्करण के आधार पर "मेलिंग" मेनू में उपलब्ध विशिष्ट विकल्प थोड़े भिन्न हो सकते हैं, लेकिन यहां कुछ सामान्य विशेषताएं हैं जो आपको मिल सकती हैं:
लिफाफे: यह विकल्प आपको मेलिंग के लिए लिफाफे बनाने और प्रिंट करने की अनुमति देता है। आप प्राप्तकर्ता का पता और रिटर्न पता दर्ज कर सकते हैं, और वर्ड आपको लिफाफे को प्रारूपित करने और प्रिंट करने में मदद करेगा।
लेबल: लिफाफे के समान, आप पतों के लिए मेलिंग लेबल बनाने और प्रिंट करने के लिए इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
मेल मर्ज: यह एक शक्तिशाली सुविधा है जो आपको टेम्पलेट दस्तावेज़ को डेटा स्रोत (जैसे एक्सेल स्प्रेडशीट या डेटाबेस) के साथ मर्ज करके बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं के लिए वैयक्तिकृत दस्तावेज़ (जैसे पत्र, ईमेल, लेबल और लिफाफे) बनाने की अनुमति देती है। ). आप प्राप्तकर्ता-विशिष्ट जानकारी के साथ प्रत्येक दस्तावेज़ को वैयक्तिकृत कर सकते हैं।
मेल मर्ज प्रारंभ करें: यह विकल्प मेल मर्ज स्थापित करने की प्रक्रिया आरंभ करता है। आप उस दस्तावेज़ का प्रकार चुन सकते हैं जिसे आप बनाना चाहते हैं (अक्षर, लिफाफे, लेबल, या ईमेल संदेश) और फिर अपना डेटा स्रोत चुनें।
चरण दर चरण मेल मर्ज विज़ार्ड: यह आपको मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में मार्गदर्शन करता है, प्राप्तकर्ताओं का चयन करने, दस्तावेज़ को अनुकूलित करने और मर्ज को पूरा करने में आपकी सहायता करता है।
प्राप्तकर्ताओं का चयन करें: यह विकल्प आपको अपने मेल मर्ज के लिए डेटा स्रोत (जैसे एक्सेल स्प्रेडशीट या आउटलुक संपर्क) को आयात करने या चुनने की अनुमति देता है।
मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें: मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाते समय, यह विकल्प आपको अपने डेटा स्रोत से डेटा के लिए प्लेसहोल्डर सम्मिलित करने देता है। जब आप मेल मर्ज करेंगे तो इन प्लेसहोल्डर्स को वास्तविक डेटा से बदल दिया जाएगा।
नियम: आप इस विकल्प का उपयोग अपने मेल मर्ज के लिए शर्तों और नियमों को परिभाषित करने के लिए कर सकते हैं, जिससे आप कुछ मानदंडों के आधार पर सामग्री को अनुकूलित कर सकते हैं।
परिणामों का पूर्वावलोकन करें: यह आपको विलय पूरा करने से पहले पूर्वावलोकन करने की अनुमति देता है कि मर्ज किए गए दस्तावेज़ कैसे दिखेंगे।
समाप्त करें और मर्ज करें: एक बार जब आप अपना मेल मर्ज दस्तावेज़ सेट कर लेते हैं और परिणामों का पूर्वावलोकन कर लेते हैं, तो यह विकल्प मर्ज को अंतिम रूप देता है और प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ तैयार करता है।
व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें: यह सभी मर्ज किए गए दस्तावेज़ों के साथ एक नया दस्तावेज़ खोलता है, जिससे आप मुद्रण या भेजने से पहले कोई भी अंतिम समायोजन या संपादन कर सकते हैं।
मेल मर्ज प्राप्तकर्ता: आप मर्ज करने से पहले प्राप्तकर्ताओं की सूची की समीक्षा और फ़िल्टर करने के लिए इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
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